[Q&A][교육훈련] ‘교육기록과 이해도 확인자료의 보관’ 항목에 대해 OSHA가 구체적인 수치를 제시하지 않은 경우 사업장은 어떤 기준을 채택해야 하나요?

Q: ‘교육기록과 이해도 확인자료의 보관’ 항목에 대해 OSHA가 구체적인 수치를 제시하지 않은 경우 사업장은 어떤 기준을 채택해야 하나요?

A: OSHA PSM이 교육기록의 보관에 대해 구체적인 수치를 제시하지 않은 경우, 사업장은 상위 법령의 취지, 교육의 목적, 기록의 활용 가능성을 기준으로 자체 기준을 정하고 그 근거를 문서화하는 것이 원칙이다. 기준이 없다는 것이 재량을 의미하지는 않으며, 어떤 근거로 기준을 정했는지를 기록으로 남기는 것이 심사에서 사업장의 판단을 뒷받침한다.

1. 판단 기준
OSHA PSM(29 CFR 1910.119)은 교육훈련을 PSM 요소로 다루면서 교육기록의 작성을 요구하는 취지를 담고 있으나, 보관 기간이나 검토주기와 같은 구체적 수치를 일률적으로 정하지는 않는다. 이는 성능기반 규제의 특성상 사업장의 여건에 맞는 기준을 스스로 정하도록 한 것이다.
자체 기준을 정하는 첫 번째 단계는 상위 법령의 취지 확인이다. 산업안전보건법 제44조의 목적은 중대산업사고 예방이며, 교육기록의 보관은 교육의 실효성을 입증하는 수단이다. 따라서 기준을 정할 때는 ‘기록이 교육의 실효성을 입증하는 데 충분한가’를 판단 기준으로 삼는다.
두 번째 단계는 일반 기술원리의 적용이다. 기록의 보관 기간은 교육의 주기와 인원의 재직 기간을 고려해 정하고, 검토주기는 교육의 실시 주기와 연계하는 것이 일반 원리에 부합한다. 이해도 확인자료는 차기 교육의 개선 자료로 활용되므로, 최소한 차기 교육 주기까지는 보관하는 것이 합리적이다.
세 번째 단계는 유사 기준의 준용이다. 직접 적용되는 수치가 없을 때는 사업장 내 다른 교육기록의 보관 기준이나 유사한 성격의 문서관리 기준을 준용한다. 이때 준용한 기준의 출처와 조정 내용을 기록한다.
네 번째 단계는 판단근거의 문서화이다. 어떤 기준으로 보관 기간과 검토주기를 정했는지를 기록으로 남긴다. 기준이 불명확한 영역에서의 판단은 문서화된 근거가 있을 때 비로소 방어 가능한 판단이 된다.

2. 실무 적용
– 보관 기간과 검토주기의 자체 기준을 문서로 정하고 결재를 받는다.
– 기준 설정의 근거(상위 법령 취지, 준용한 기준 등)를 함께 기록한다.
– 교육 주기, 심사 주기와 연계해 검토주기를 정한다.
– 보관 기간이 만료된 기록의 폐기 절차와 승인 과정을 정한다.
– 기준의 적정성을 정기적으로 재검토하는 절차를 둔다.
– 기준 변경 시 변경 사유와 이력을 기록한다.

3. 적용 시 유의점
첫 번째로 흔한 오해는 OSHA에 수치가 없으면 보관하지 않아도 된다는 생각이다. 수치의 미제시는 면제가 아니라 자체 기준을 설정하라는 요구이며, 기준 없이 방치하면 심사에서 관리 체계의 미비로 지적될 수 있다.
두 번째 오해는 기준을 엄격하게 정하면 항상 좋다는 생각이다. 현장 여건에 맞지 않는 과도한 기준은 준수의 실효성을 떨어뜨리므로, 실행 가능한 수준에서 정하는 것이 중요하다.
세 번째 유의점은 한 번 정한 기준을 불변의 것으로 취급하는 것이다. 여건의 변화나 심사 지적에 따라 기준을 갱신하고 그 이력을 기록하는 것이 바람직하다.

근거 자료
– 산업안전보건법 제44조
– OSHA PSM (29 CFR 1910.119)
– CCPS의 공정안전 관련 가이드북